Ну вы и нафлудили, а конструктива никакого. Нужно определить последовательность нашего мероприятия.
Ну с 19-00 начало сбора и розжиг мангала, до 20-00 прибудет добрая половина желающих, далее начало жарки шашлыков и приготовление закуски, у безлошадных начало вливания, потом активные игры (волейбол и т.д.) все время начиная с 19-00 задушевные разговоры.
Какае еще предложения?